fKRÉTA felnőttképzés-menedzsment rendszer
Azoknak a felnőttképzőknek ajánljuk, akiknek fontos, hogy képzésszervezési és képzési adminisztrációs tevékenységüket egységes keretek között, hatékonyan valósítsák meg.
A rendszer különösen hasznos azoknak a felnőttképzőknek, akiknél a képzések száma és összetettsége indokolja, hogy képzési folyamataikat informatikai környezetben valósítsák meg. Az alapcsomag a korábbi fKRÉTA PRO csomag bővített funkcionalitását tartalmazza. A csomagra ajánlatot kérőknek egyedi árajánlatot biztosítunk.
fKRÉTA felnőttképzés-menedzsment rendszer alapcsomagjának fő funkcionális területei
Képzésben részt vevők és a képzés szervezésében, lebonyolításában részt vevők adatainak kezelése
A képzési folyamatok legfontosabb szereplői a képzések résztvevői (jelentkezői), a képzéseket megvalósító oktatók és a képzések szervezői. A rendszerben kezeljük az ő személyi adataikat, különös figyelmet fordítva a jelentkezők és résztvevők esetében a felnőttképzési törvény által előírt személyes adatkezelési kötelezettségre, valamint a felnőttképzési adatszolgáltatás szempontjából fontos adatokra. Lehetőséget biztosítunk a munkáltatói adatok kezelésére, és rögzítjük az adott személy korábbi, aktuális és tervezett képzéseivel kapcsolatos adatokat. A személyekhez kapcsolódó adatok importálhatók és exportálhatók.
Résztvevők, oktatók, szervezők felhasználói fiókjainak kezelése
A résztvevők, oktatók és szervezők saját felhasználói fiókjuk segítségével léphetnek be a rendszerbe. Minden szerepkörben a képzés megvalósítása és adminisztrálása szempontjából lényeges információkhoz és funkciókhoz férnek hozzá a felhasználók, szerepkörüktől függően.
A képzések szervezéséhez szükséges adatok kezelése (partnerek, helyszínek, termek)
A felnőttképző rögzítheti a partnertörzsben (Partnerek) azon szervezetek adatait, amelyek érintettek a képzési folyamatban, akár vevői, akár szállítói oldalról. Ide tartoznak a tárgyi és személyi feltételeket biztosító partnerek, valamint a képzési szolgáltatásokat igénybe vevő munkáltatók is. Szintén rögzíthetők a rendszerben a képzési helyszínek, a helyszínekhez kapcsolódó termek és ezek képzésszervezési szempontból fontos adatai.
Képzési programok kezelése
A felnőttképző különböző típusú képzési programokat hozhat létre az fKRÉTA-ban. Rögzítheti a képzési program felnőttképzési törvényben előírt tartalmát, és a rendszer képes előállítani az előminősíthető képzési programokat. A képzési programok szintjén megadhatók a potenciális oktatók és termek, valamint a képzési program megvalósításához szükséges tananyagok. A rendszerben elkészíthető a képzési program tematikája (lásd: A képzési programok, képzések tematikájának létrehozása és kezelése pont). A képzési programok másolásával egyszerűen létrehozhatók a képzési programok különböző változatai.
A képzési programok, képzések tematikájának létrehozása és kezelése
A képzési program tematikáját háromféle komplexitással lehet létrehozni. A legegyszerűbb, egyszintű tematika tananyagegységekből áll. A kétszintű tematika tananyagegységei képzési egységekből épülnek fel. A háromszintű tematika képzési egységei a tananyagegységeken belüli témakörökhöz rendelhetők. A képzési egységek a következők lehetnek: foglalkozás, elméleti foglalkozás, gyakorlati foglalkozás, önálló tananyagfeldolgozás, egyéni/kiscsoportos gyakorlat, konzultáció, vizsga. A tematika valamennyi alkotóeleméhez óraszámok és egyéb tartalmi információk adhatók meg. A tematikában rögzíthetők a felnőttképzési törvényből levezethető valamennyi tartalmi információ és a képzésszervezési szempontból fontos információk, például az adott egység oktatója, valamint a terem, helyszín, ahol a képzési egység megvalósul. A képzési tematika exportálható és importálható.
Képzések indításához, lebonyolításához, zárásához kapcsolódó folyamatok kezelése
A felnőttképző képzéseket hozhat létre képzési program alapján vagy akár képzési programtól függetlenül az alkalmazásban. Változatos módon rendelheti hozzá a résztvevőket az adott képzéshez. A képzések státuszai és a résztvevők státuszai alapján menedzselhető a képzési folyamat. Az egyének szintjén biztosítjuk az adott képzéshez kapcsolódó adatok és dokumentumok kezelését, tárolását, a felnőttképzési szerződés előkészítését és megkötését, a szervezési dokumentumok sablon alapján történő létrehozását, a szervezési és tanulási dokumentumok elérhetővé tételét, a képzési követelmények teljesítésének nyilvántartását és a képzés elvégzésének igazolását (lásd: igazolások, tanúsítványok kiállítása pont). A képzések szintjén létrehozható a képzések ütemterve (lásd: Képzések ütemtervének előállítása és kezelése pont), amely az ütemezett dokumentumok – haladási napló, órarend – előállításának alapja. A szervezők bármikor adatot szolgáltathatnak a FAR rendszerbe a képzésről közvetlen adatkapcsolaton keresztül (lásd: Képzési adatszolgáltatás FAR rendszerbe pont).
Képzések ütemtervének előállítása és kezelése
A képzési ütemtervet a képzési tematika alapján, vagy akár attól függetlenül is létrehozhatja a felhasználó. Az ütemtervet az adott képzés ütemezett egységei alkotják. A foglalkozás típusú képzési egységeket napon belül lehet ütemezni.
A nem foglalkozás típusú egységek esetében – ilyen lehet az önálló tananyagfeldolgozás vagy az egyéni/kiscsoportos gyakorlat – a kezdési és befejezési dátumokat lehet meghatározni, valamint azt, hogy egy napra hány óra esik az adott egységből. Az ütemterv elkészítéséhez meghatározható az adott képzés órájának időtartama percben, illetve az is, hogy a héten belül milyen idősávokban lesznek az órák és a szünetek. Az ütemterv generálása történhet a képzési egységek sorrendjében, a megadott adatok és információk alapján automatikusan, vagy attól eltérően, a képzésszervező vagy programkidolgozó által megadott szabályok szerint.
Képzésekhez és képzési programokhoz kapcsolódó tanulást támogató, szervezési dokumentumok és hasznos linkek kezelése
A képzés és a résztvevők státuszainak figyelembevételével teszi a rendszer elérhetővé a képzéshez kapcsolódó szervezési és tanulást támogató dokumentumokat, valamint hasznos linkeket. A képzések és résztvevők adatainak felhasználásával dokumentumsablonok alapján valamennyi képzési dokumentum előállítható és kezelhető a rendszerben. A szervezők, oktatók és résztvevők oszthatnak meg egymással dokumentumokat és hasznos linkeket (hivatkozásokat).
A rendszerben alkalmazott adatszótárak egy része szerkeszthető az alkalmazásban. A szerkeszthető adatszótárak elemeit a felhasználó szabadon bővítheti, és eldöntheti, hogy mely adatszótár-elemek legyenek láthatók és használhatók. Jelenleg a következő adatszótárak menedzselhetők: képzési típusok, képzési módszerek, munkaformák, oktatói szerepkörök, részvétel/teljesítés igazolási módok, teremjellegek.
A felnőttképzési szerződések mellett támogatjuk a felnőttképző oktatói, terem- és helyiséghasználati, valamint a képzést igénybe vevő munkáltatókkal kötött szolgáltatási szerződéseinek kezelését. Valamennyi szerződéstípusból létrehozható keretszerződés, egyedi szerződés és keretszerződéshez kapcsolódó egyedi szerződés.
Értesítéseknek hívjuk azokat az automatikus üzeneteket, amelyek a képzés vagy a résztvevő valamely állapotához, státuszához kapcsolódóan automatikusan kerülnek kiküldésre. Minden képzés esetében üzenetet küldünk a dokumentumok feltöltésének tényéről azoknak, akikhez az adott dokumentum feltöltésre került.
Az e-learning képzések esetében a következő üzeneteket küldi ki az alkalmazás: tájékoztatás küldése az e-learning képzések elindulásáról; azon résztvevők automatikus tájékoztatása, akik a képzés megkezdése után csatlakoznak a képzéshez; figyelmeztetés az e-learning képzések befejezéséről.
Az értesítésekhez beépített sablonokat készítettünk, de a felnőttképző elkészítheti saját sablonjait is, amelyek a képzésre, résztvevőkre vagy egyéb személyekre vonatkozó adatbázishivatkozásokat tartalmazhatnak.
Értesítéseknek hívjuk azokat az automatikus üzeneteket, amelyek a képzés vagy a résztvevő valamely állapotához, státuszához kapcsolódóan automatikusan kerülnek kiküldésre. Minden képzés esetében üzenetet küldünk a dokumentumok feltöltésének tényéről azoknak, akikhez az adott dokumentum feltöltésre került.
Az e-learning képzések esetében a következő üzeneteket küldi ki az alkalmazás: tájékoztatás küldése az e-learning képzések elindulásáról; azon résztvevők automatikus tájékoztatása, akik a képzés megkezdése után csatlakoznak a képzéshez; figyelmeztetés az e-learning képzések befejezéséről.
Az értesítésekhez beépített sablonokat készítettünk, de a felnőttképző elkészítheti saját sablonjait is, amelyek a képzésre, résztvevőkre vagy egyéb személyekre vonatkozó adatbázishivatkozásokat tartalmazhatnak.
Igazolások, tanúsítványok kezelése
A rendszerben dokumentumsablon alapján (a felnőttképző által meghatározott arculattal) előállítható a képzés elvégzését igazoló dokumentum, tanúsítvány, amely nem váltja ki a FAR-ban kötelezően vagy a résztvevő kérésére kiállítandó tanúsítványt. A tanúsítványok sorszámozhatók, és azok elektronikus formában a rendszeren belül kiadhatók a résztvevőknek. A rendszer rögzíti a tanúsítvány résztvevő általi letöltésének dátumát. Abban az esetben is rögzíthető a kiadás ténye és időpontja, ha a tanúsítvány kiadása nem a rendszeren keresztül történt - például ha azt a felnőttképző postázta a résztvevő számára.
Képzési adatszolgáltatás a FAR rendszerbe adatkapcsolaton keresztül
Az fKRÉTA rendszer adatkapcsolatban áll a FAR rendszerrel. A képzés létrehozásától kezdve a képzésszervezők az fKRÉTA rendszeren keresztül szolgáltathatnak adatokat a FAR-ba, legyen szó akár a képzések alapadatairól, a résztvevők adatairól, illetve az adatokban bekövetkezett változásokról. A rendszer nyilvántartja, hogy ki, mikor szolgáltatott adatot a FAR rendszerbe, és azt is, hogy közvetlenül a FAR rendszerben milyen adatváltoztatások történtek az adott képzéssel kapcsolatban. Az fKRÉTA felhasználók anélkül is teljesíthetik adatszolgáltatási kötelezettségüket, hogy belépnének a FAR-ba.
Honlapintegráció
Értesítéseknek hívjuk azokat az automatikus üzeneteket, amelyek a képzés vagy a résztvevő valamely állapotához, státuszához kapcsolódóan automatikusan kerülnek kiküldésre. Minden képzés esetében üzenetet küldünk a dokumentumok feltöltésének tényéről azoknak, akikhez az adott dokumentum feltöltésre került.
Az e-learning képzések esetében a következő üzeneteket küldi ki az alkalmazás: tájékoztatás küldése az e-learning képzések elindulásáról; azon résztvevők automatikus tájékoztatása, akik a képzés megkezdése után csatlakoznak a képzéshez; figyelmeztetés az e-learning képzések befejezéséről.
Az értesítésekhez beépített sablonokat készítettünk, de a felnőttképző elkészítheti saját sablonjait is, amelyek a képzésre, résztvevőkre vagy egyéb személyekre vonatkozó adatbázishivatkozásokat tartalmazhatnak.